Riktlinjer tillämpning av attestreglemente

Gäller från och med: 10 juni 2021

Innehållsförteckning

1. Attestuppdrag och ansvar
2. Beslut av attesträtter
3. Utseende av beslutsattestanter
4. Attestförteckning
5. Granskning av transaktioner
6. Undantag avseende krav på två attester
7. Övrig granskning
8. Dokumentation
9. Jäv

Följande riktlinjer utgår från attestreglementet. Syftet med riktlinjerna är att säkerställa en god kontroll av ekonomiska transaktioner, förhindra avsiktliga eller oavsiktliga fel vid hantering av kommunens tillgångar och skulder samt att bidra till en rättvisande redovisning.

Riktlinjerna gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Nämnder kan utfärda ytterligare riktlinjer och rutiner som komplement. Dessa får dock inte strida mot denna riktlinje eller attestreglemente.

Exempel på ekonomiska transaktioner som omfattas:

• Bidrag till föreningar/enskilda
  
• Kundfakturor
  
• Leverantörsfakturor och andra externa utbetalningar
  
• Löner och andra personalkostnader
  
• Bokföringsorder, interna transaktioner (såsom internfakturor) och intern kostnadsfördelning

Attestuppdrag och ansvar

Samtliga attestanter ska vara anställda av Vara kommun eller förtroendevalda i Vara kommun.

När en transaktion attesteras innebär det en försäkran att vissa kontroller har utförts.

Mottagningsattestant/kontrollattestant ansvarar för att kontrollera det som rör prestation. Beslutsattestansens ansvar innebär således att kontrollera bokföringsunderlag, betalningsvillkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Utifrån att beslutsattestanten dessutom ska förvissa sig om att erforderliga kontrollåtgärder vidtagits samt att hinder i övrigt ej finns är beslutsattestanten ytterst ansvarig för att hela transaktionen är korrekt och att samtliga kontroller genomförts.

Med prestation menas att kontrollera att varan eller tjänsten har beställts/mottagits, att kvantitet och kvalitet är enligt beställning samt att pris, rabatt och övriga villkor är enligt överenskommelse.

Kontroll av bokföringsunderlag innebär att kontrollera att verifikationen innehåller de uppgifter som krävs enligt gällande lagstiftning. Formella krav på verifikationer ställs dels i den kommunala bokförings- och redovisningslagen, dels i mervärdesskattelagen. Bland annat ställs krav på att en faktura ska innehålla:

• Fakturadatum
  
• Löpnummer
  
• Säljarens namn och adress
  
• Köparens namn och adress
  
• Uppgift om när den ekonomiska händelsen har inträffat
  
• Uppgifter om vad köpet avser (inklusive mängd, omfattning och art)
  
• Belopp
• Skattesats som tillämpas
  
• Momsregistreringsnummer
  
• F-skatt vid köp av tjänst

Vid ersättning för tjänst där F-skattebevis saknas ska alltid avdrag för preliminär skatt göras och utbetalningen ska ske via lönesystemet.

Särskilda krav gäller för verifikationer avseende kurser, konferenser, resor och representation. För mer information hänvisas till respektive styrdokument.

Förenklad faktura eller annat betalningsunderlag, till exempel handkasseredovisning ska alltid styrkas med kvitton och specifikationer.

Vid omföring/rättelser av transaktioner ska motivet för åtgärden framgå av bokföringsordern och hänvisning ske till ursprunglig verifikation. Det ska också noteras på ursprungsverifikationen att den är korrigerad.

Med kontroll av att betalningsvillkoren är korrekta menas att betalning ska ske enligt avtalade villkor. Har inga särskilda betalningsvillkor träffats är det 30 dagar som gäller.

Kontroll av kontering och bokföringstidpunkt innebär att se till att konteringen är korrekt för samtliga koddelar samt att transaktionen periodiseras rätt.

Slutligen innebär kontroll av beslut att se till att transaktionen grundar sig på behöriga beslut och överensstämmer med tilldelad budget och andra av kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnd fattade beslut. Kontroll kan också behöva ske mot till exempel avtal, överenskommelser, taxabeslut
och investeringsbeslut.

Beslut av attesträtter

Utseende av beslutsattestanter

När beslutsattestant utses, av nämnd eller utsedd delegat, ska samtidigt beloppsgräns fastställas. Beloppsgränsen ska motsvara nivå för att löpande kunna hantera och attestera de transaktioner som rör verksamheten utefter beslutat attestansvar. Principen är därmed att beloppsgränsen ej ska vara
högre än vad som krävs enligt ovanstående.

Undantag – beslutsattestera bokföringsorder

Personal på ekonomiavdelningen har generell rätt att vidta rättelser/omföringar och bokslutstransaktioner och därmed att beslutsattestera bokföringsorder. Bokföringsorder kan beslutattesteras av ekonomiavdelningens personal utan att dessa personer utsetts som
beslutsattestanter av nämnd eller delegat. För förvaltningsekonom innebär den generella rätten att vidta rättelser/omföringar och bokslutstransaktioner inom den förvaltningen/de förvaltningar man arbetar emot. Övrig personal som arbetar centralt/kommunövergripande på ekonomiavdelningen har en generell rätt att beslutsattestera bokföringsorder avseende hela kommunen. Vilka som har rätt att beslutsattestera bokföringsorder ska framgå i upprättad attestförteckning för respektive förvaltning.

Attestförteckning

En attestförteckning ska innehålla uppgifter om samtliga beslutsattestanter inom nämndens verksamhetsområde och hållas ständigt uppdaterad och tillgänglig, ett ansvar som åligger respektive förvaltning. Av listan ska förutsättningarna för attesträtten framgå genom angivande av koder/kodintervall, beloppsgränser, giltighetstid mm. En förteckning över namnteckningsprov ska finnas.

Granskning av transaktioner

Attestering ska göras i ordningen:

1. Mottagningsattest/Kontrollattest
   
2. Beslutsattest
3. (Behörighetsattest)

Transaktionen får inte genomföras före det att handlingen har attesterats av behöriga attestanter.

Behörighetsattest innebär kontroll av att beslutsattest skett av behörig person. Vid elektronisk attest sker behörighetsattest per automatik av systemet enligt uppsatta regler. Vid manuella hanteringar utförs behörighetsattest genom signering på respektive blankett/underlag. För att utföra kontroll ska behörighetsattestant ha tillgång till aktuel attestförteckning över beslutsattestanter och namnteckningsprov.

Undantag avseende krav på två attester

Bokföringsorder

Vid bokföringsorder krävs endast en beslutsattest.

Externfakturering

Vid fakturering av utförda tjänster anses skapande av faktura i enlighet med underlag motsvara en beslutsattest (endast en attest krävs). Underlag såsom avtal, överenskommelse eller dylikt skall alltid finnas för att styrka faktureringen.

Internfakturering

Vid betalning av en internfaktura krävs endast en beslutsattest. Interna (automatiska) fördelningar
Vid automatiska fördelningar för vilka intern överenskommelse gäller, till exempel personalomkostnadspålägg, krävs ingen attest.

Abonnemangsfakturor

Vid hantering av abonnemangsfakturor (externa leverantörsfakturor) krävs två attester (mottagnings/kontrollattest och beslutsattest) första gången fakturan inkommer. Följande inkommande fakturor kommer automatkonteras och ingen attest krävs i de fall fakturorna uppfyller i förväg uppsatta kriterier

Övrig granskning

Leverantörsfakturor- höga belopp

Vid attestering av leverantörsfakturor med höga belopp (över 10 mkr) ska en tredje attest, utöver mottagningsattest/kontrollattest och beslutsattest göras utav en tredje person. Vilka som har rätt att utföra denna tredje attest ska framgå i upprättad attestförteckning.

Dokumentation

Huvudregeln är att samtliga attester ska dokumenteras varaktigt. Om attest sker med IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma rutiner för tilldelning av behörigheter och dokumentation av utförda attester.

Jäv

Beslutsattest eller registrering av handling får inte verkställas av den som själv ska mottaga betalningen, är närstående eller står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Detta gäller även vid inköp som kan misstänkas ge attestanten fördelar. Händelser som avses är t.ex. reseräkningar,
ersättning för utlägg, egen lön, egna mobiltelefonräkningar, bensinräkningar, representation och kurser/konferenser avseende sig själv. Underordnad personal får inte beslutsattestera överordnads utlägg och dylikt.

Avser händelsen kommundirektören utförs beslutsattest av kommunstyrelsens ordförande alternativt kommunstyrelsens vice ordförande.

Avser händelsen förvaltningschef utförs beslutsattest av kommundirektör.