Riktlinje för styrdokument

Antagen av kommunfullmäktige 2019-12-16 § 115

Innehållsförteckning

1. Övergripande styrdokument
2. Övriga styrdokument
3. Tabell över styrande dokument
4. Checklista vid framtagande av nya dokument

Övergripande styrdokument

Mål och framgångsfaktorer

Övergripande mål och framgångsfaktorer beslutas av kommunfullmäktige och antas för en period om fyra år. Övergripande mål bryts ner av varje nämnd och bolagsstyrelse till specifika mål för verksamheten. Målen anger politikernas övergripande riktning avseende organisationens styrning. Målen följs upp årligen i samband med delårsrapport per den sista augusti och årsredovisning. Framgångsfaktorer anger områden eller förhållningssätt som är viktiga för ökad måluppfyllelse.

Strategisk plan och budget

Budgeten antas varje år och omfattar även en ekonomisk verksamhetsplan för de nästkommande tre åren. Budgeten presenteras tillsammans med verksamhetens mål i dokumentet Strategisk plan och budget (SPB). Dokumentet är även yttersta styrdokumentet för fullmäktige för att ge nämnder och styrelser en övergripande politisk inriktning och dess ekonomiska ramar.

Reglemente, bolagsordning och ägardirektiv

Kommunfullmäktige har övergripande ansvar för hela kommunens organisation. Genom reglementet delegerar kommunfullmäktige ansvar, befogenheter och uppgifter till nämnderna.

Kommunfullmäktige beslutar även om bolagsordningar och ägardirektiv till de helägda kommunala bolagen.

Delegationsordning

Utifrån det av kommunfullmäktige antagna reglementet har kommunstyrelsen och respektive nämnd det fulla ansvaret för den verksamhet och de beslut som ska fattas. För att effektivisera beslutsprocessen och fördela beslutsmandatet inom verksamheten antar nämnderna varsin delegationsordning.

Delegationsordningen reglerar vilka befattningshavare som har rätt att fatta beslut på kommunstyrelsens eller nämndens vägnar.

Övriga styrdokument

Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller nämnderna kan även styra förvaltningarnas verksamhet genom att anta ytterligare styrdokument. Dessa kan innehålla värderingar och grunder för handlande, långsiktig inriktning, fördelning av resurser och mål för verksamheten samt specifika program där det klargörs vad man ska uppnå inom ett bredare område och inom en viss tid.

Styrdokument – benämning och innehåll

Styrdokument kan delas in i tre kategorier.

Den ena kategorin är dokument som anger hur kommunen ska agera för att nå ett visst resultat (Strategi, program, plan).

Den andra kategorin är dokument som anger hur organisationen ska möta givna situationer (policy, riktlinjer, regler).

Den tredje kategorin reglerar dokument som beslutas på tjänstemannanivå och anger mer detaljerade handfasta råd i givna situationer eller en konkretisering av politisk målsättning (rutiner och arbetsplaner).

Styrdokument och beslutsnivå

Om styrdokumenten omfattar flera verksamhetsområden och därmed påverkar flera olika nämnder eller på annat sätt är kommunövergripande så ska kommunfullmäktige besluta om styrdokumentet.

Det är därför inte möjligt att ange en faktisk beslutsnivå för respektive styrdokument, då beslutsinstans behöver avgöras i det enskilda fallet. Utgångspunkten är att strategi och policy bör vara så kommunövergripande att de därför ska beslutas av kommunfullmäktige medan planer och riktlinjer kan vara mer handfasta instruktioner och kan beslutas av respektive nämnd.

Rutiner enbart innehållande praktiska rekommendationer av verkställighet beslutas på tjänstemannanivå.

Enhetschef har rätt att besluta om rutiner som enbart avser den egna verksamheten. Är flera enheters verksamheter berörda ska beslut fattas av verksamhetschef eller förvaltningschef. Förvaltningsövergripande rutiner ska beslutas av kommundirektör.

Strategi

En strategi fastslår ett vägval och pekar ut en handlingsriktning och långsiktiga mål för verksamheten inom större områden/frågor. Strategin ska ange vilka inriktningar som är viktigast för kommunens verksamheter och ska peka ut de verksamhetsområden och avgörande val som är viktigast för att nå dit.

Program

Ett program är ett styrande dokument som ska bidra till att uppfylla visionen och/eller budgeten (strategisk plan och budget). Programmet klargör vad som ska uppnås inom ett visst område. Programmet tar inte ställning till hur saker ska uppnås, prioriteras eller utföras.

Plan

En plan ska fungera som en instruktion över de initiativ som ska tas. Planen ger direktiv till både nämnder och förvaltningar att utföra olika saker och en plan ska även ange en tidplan. Planen har sin utgångspunkt i att besvara frågorna vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska genomföras.

Policy

I ett policydokument fastslår kommunen grunder och värderingar som ska styra arbetet inom ett avgränsat område. En policy definierar principer eller fastslår en inriktning, men innehåller inte några tidsplaner eller kostnadsberäkningar. En policy i sig kan vara grunden för att sedan utfärda exempelvis riktlinjer eller regler inom dess område.

Riktlinjer

Riktlinjer kan betraktas som en slags handbok och anger ramarna för handlingsutrymme i en viss fråga. Riktlinjer kan ange både vad som ska uppnås och hur det ska uppnås. Riktlinjer kan vara inriktade på metod och rekommendera vissa tillvägagångssätt.

Regler

Regler anger absoluta normer för agerande. Reglernas roll är att sätta gränser och förbjuda beteenden. Regler gäller tillsvidare men bör ses över regelbundet.

Rutiner

Rutiner anger detaljerade instruktioner om verkställighet och kan exempelvis avse verkställigheten av politiskt beslutade riktlinjer eller andra styrdokument. Rutiner kan även bestå av rutinbeskrivningar för handläggning av lagstyrda ärenden.

Arbetsplaner

En arbetsplan ska arbetas fram på varje enhet tillsammans med medarbetare och beslutas av verksamhets- eller förvaltningschef. I arbetsplanen ska det framgå hur enheten ska arbeta under året för att bidra till att såväl nämndspecifika som övergripande mål nås.

Tabell över styrande dokument

Checklista vid framtagande av nya styrdokument

Tänk på nedanstående punkter både innan och under framtagandet av nya styrdokument eller vid revidering av befintliga:

1. Behövs ett nytt styrdokument?
   1. Vilken lagstiftning inklusive förarbeten finns redan på området?
   2. Vilka styrdokument finns sedan tidigare på området?
   3. Om svaret på fråga 1 är Ja:
2. Vilken typ av styrdokument ska tas fram och vilken instans ska fatta beslut?
3. Är styrdokumentets innehåll förenligt med vision och övergripande mål?
4. Hur samspelar styrdokumentet med befintliga styrdokument inom angränsande områden?
   1. Finns det andra styrdokument som ska upphävas när det nya antas?
   2. Finns det behov av att revidera andra styrdokument på grund av det nya styrdokumentet?
5. Vad ska styrdokumentet heta? I vissa fall reglerar lagstiftning att kommunen ska en ”plan”, "riktlinje” eller ”styrdokument” för olika områden. Det innebär inte att styrdokumentet måste heta just ”plan”, ”riktlinje” eller ”styrdokument” utan kommunen har fritt att namnge dokumentet utifrån antagen riktlinje för styrdokument.
6. Hur länge ska styrdokumentet gälla?
7. Hur ska styrdokumentet implementeras och följas upp?
8. Vem äger styrdokumentet? Dvs, vilken funktion ansvarar för implementering, uppföljning och revidering.
9. Skriv kort och tydlig! Gör dokumentet enkelt och lättläst!