Representation och värdskap, regler för förtroendevalda i Vara kommun

Antagen av kommunfullmäktige 2019-02-25 § 10

Innehållsförteckning

1. Syfte
2. Avgränsning
3. Extern representation
4. Intern representation, uppvaktning

Syfte

Vara kommuns värdskap ska, inom given anslagsram, utövas för att främja kommunens utåtriktade kontakter och stödja till kommunen förlagda evenemang av samhällsintresse eller i syfte att vidareutveckla kommunens intressen i övrigt.

Avgränsning

Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens representation beslutas i varje enskilt fall av respektive ordförande. Detta för enhetlig behandling och kostnadskontroll. Kommunfullmäktiges utåtriktade representation handhas av dess ordförande i samråd med kommunstyrelsens ordförande. Nämndernas representation beslutas, enligt samma princip, i varje enskilt fall av respektive ordförande.

Extern representation

Med extern representation avses värdskap med gäst/gäster som ej är anställda eller har förtroendeuppdrag inom Vara kommun och dess bolag. Värdskapet kan utövas av såväl förtroendevalda som anställda. Som representation räknas måltider, logi, transporter, särskilda besök, föredragningar, gåvor, konsertbesök, bidrag till arrangemang i form av hyror, resor och flaggning samt uppvaktningar. Representation kan utövas såväl i Vara som vid besök på andra orter inom och utom landet och som överensstämmer med ovannämnda syfte.

Extern representation får utövas i följande fall:

1. Officiella besök med gäster vars syfte är att knyta eller vidareutveckla kontakt med kommunfullmäktige, övriga styrelser och förvaltningar/bolag.
2. Besök som har kommunal anknytning eller är av särskilt intresse för kommunens utveckling.
3. Vänortsbesök.
4. I Vara förlagda världsmästerskap, europamästerskap, nordiska och svenska mästerskap samt därmed jämställda tävlingar.
5. Riksorganisationers kongresser, årsmöten och liknande sammankomster dock inte på lokalnivå.
6. Jubileer. Ideell organisation med samhällsnyttig verksamhet, som firar 10-, 25-, 50-, 60-årsjubileum osv.
7. Kommundirektören får i samråd med kommunfullmäktiges och ommunstyrelsens ordförande härutöver besluta om representation i sådant fall där så bedöms lämpligt.

Övrigt

Kommunens verksamhet är av sådan art och omfattning att ett väl genomtänkt värdskap är en väsentlig del av kommunens marknadsföring. I den mån alkoholhaltiga drycker serveras ska stor restriktivitet iakttagas.

Intern representation, uppvaktning och avtackning

Med intern representation avses några få speciella tillfällen då förtroendevalda uppvaktas eller uppmärksammas på annat sätt. Följande regler gäller:

1. Regler för minnessak/gratifikation

Förtroendevald som slutar och varit verksam i 25 år eller mer erhåller en minnessak eller gratifikation till ett värde av 6 000 kronor (inkl. moms 2018).

Förtroendevald som slutar och som varit verksam i 15-24 år erhåller en minnessak eller gratifikation till ett värde av 3 000 kronor (inkl. moms 2018).

Förtroendevald som slutar efter att ha varit verksamhet en mandatperiod till 15 år uppvaktas med blommor.

Dessa belopp regleras årligen med konsumentprisindex 1997 (mars) som basmånad. Beloppen avrundas till jämna hundratal kronor.

2. Uppvaktningar vid födelsedagar

De principer som tillämpas beträffande uppvaktningar vid födelsedagar är att förtroendevalda uppvaktas då de fyller 50 år och därefter vid jämna 10 år. För att uppvaktning ska ske gäller att förtroendevalda vid födelsedagen ska vara invalda som ordinarie ledamöter i kommunfullmäktige eller i någon nämnd eller styrelse. Varje nämnd ombesörjer att dessa regler följs. Rekommenderat värde vid uppvaktning är 200 kr exkl. moms för gåva/blomma.

3. Deltagande vid begravningar

Kommunen deltar vid begravningar för vid frånfället tjänstgörande förtroendemän.

4. Övriga former av intern representation

Ska ha ett bestämt syfte i linje med ovanstående och vara begränsad.